Administración del tiempo: Mejora en la calidad del servicio - reseña crítica

En este microlibro, Paulo Labegalini presenta excelentes soluciones para una de las cuestiones más relevantes de la actualidad: ¿cómo administrar las 24 horas del día, para garantizar la calidad y la productividad de las actividades que realizas? 

Si deseas identificar y minimizar los desperdicios de tiempo y aumentar tu eficiencia profesional, ¡este audio es ideal para ti!

La importancia de aprovechar el tiempo

Saber administrar el tiempo es fundamental. Si bien el tiempo es el mismo para todos, también es verdad que quien sabe organizarse, aprende a aprovecharlo para dedicarse a las cosas importantes.

Aunque no podemos controlar una gran parte del tiempo, si no usamos técnicas adecuadas podemos tener problemas como: ansiedad, estrés, sobrecarga de trabajo, improductividad, desmotivación, errores, etc.

Para entender realmente la implicación de esto, debemos definir los siguientes conceptos:

1. Tiempo: es el período cronológico que limita nuestras actividades diarias. Puede ser aprovechado o desperdiciado, y las consecuencias de su mal uso, como sabemos, pueden ser catastróficas.
2. Características del tiempo: es limitado, perecedero, irreversible, constante, intransferible, insustituible, precioso, necesario, singular, etc.

Administrar el tiempo significa, por lo tanto, planificar diariamente para minimizar el tiempo improductivo, reeducar hábitos personales, concentrarse en las prioridades y controlar los resultados. Pero, ¿por dónde empezar? 

El punto de partida es hacer una evaluación del tiempo promedio que utilizas diariamente en tus principales actividades. Después compara esta lista con lo que podríamos llamar de “tiempo ideal” de cada tarea que desarrollas. 

Recuerda que los periodos asignados pueden cambiar periódicamente y siempre deben ser revisados. En síntesis, para mejorar tu administración del tiempo, tu objetivo será sustituir el tiempo actual por el ideal que colocaste en la lista. Esto es muy importante, porque es el primer paso para mejorar la calidad del servicio que prestas en tu vida profesional.

Desperdiciadores de tiempo

¿Utilizas tu tiempo con el mismo criterio que tu dinero? Todos nos relacionamos con desperdiciadores de tiempo cada día. Necesitamos, por lo tanto, minimizar esos vínculos para mejorar nuestra productividad y tener más tiempo para nuestra vida social. 

Los desperdiciadores internos, en primer lugar, son aquellos hábitos personales que nos impiden, parcialmente, cumplir nuestros objetivos. Mientras que los externos se refieren a la participación de terceros y también dificultan el éxito de la planificación diaria de nuestras actividades. 

Con respecto a los desperdiciadores internos, es muy común que existan problemas debido a una forma inadecuada de delegar tareas. La falta de planificación diaria, la procrastinación y la desorganización personal son también problemas comunes.

En los externos, los mayores contratiempos los causan las reuniones improductivas, los cambios constantes de órdenes, la sobrecarga de trabajo, etc.

Eso no quiere decir que hacemos todo mal, muy al contrario. Es evidente que existe un interés y un esfuerzo por mejorar, pero existen algunos desgastes innecesarios. Sabiendo atacar el desperdicio, se pueden evitar los problemas futuros. 

Para que entiendas mejor esta idea, selecciona tu mayor desperdiciador, ya sea interno o externo. Es importante saber que solo debes considerarlo una pérdida de tiempo si es un hábito, o sea, si es frecuente, y si bloquea un gran objetivo. 

Hecho esto, prepárate para utilizar un poderoso instrumento que te ayudará a reducir ese problema a partir de hoy: “las cuatro Ces”.

• Causas
• Consecuencias
• Combate
• Control

Para enumerar las causas del desperdiciador seleccionado debes analizarlas simultáneamente con las consecuencias. 

También es recomendable buscar otros desperdiciadores específicos y hacer el mismo proceso señalando las causas en común, de esa forma sabremos cuáles son las más críticas. 

Recuerda que algunos desperdicios externos se pueden considerar como internos, como por ejemplo la sobrecarga de trabajo. Para listar las consecuencias, debes:

• Analizar todos los desperdiciadores, incluso aquellos ya considerados en las causas.
• Ver las consecuencias de cada uno de ellos. Fíjate en los problemas personales, con los clientes internos en el trabajo, con tu jefe inmediato y con tus colaboradores.

Las principales consecuencias son: improductividad, desmotivación, estrés, mala calidad del servicio y sobrecarga de trabajo.

Para definir las alternativas de combate establece la prevención o eliminación de las causas. Desarrolla, por ejemplo, planes de acción con tu equipo y analiza simultáneamente la viabilidad de la implementación de las medidas.

Rutina básica personal

Siempre y cuando la practiques con competencia, puedes basarte en esta rutina de procedimientos para lograr el éxito:

• Establece objetivos anuales, mensuales y semanales.
• Programa tus tareas y actividades de la semana y del día en función de esos objetivos.
• Identifica las actividades críticas que llevan a los resultados deseados y concéntrate en ellas.
• Haz las cosas en orden decreciente de importancia.
• Controla diariamente los resultados alcanzados y compáralos con los planificados.
• Detecta dónde, realmente, empleas tu tiempo.
• Usa tu tiempo proporcionalmente a la importancia de la tarea y del objetivo.
• Establece la fecha y la hora para el inicio y el final de cada actividad.
• Identifica y minimiza tus desperdiciadores de tiempo.
• Mejora tus rutinas y hábitos de trabajo.

Si tienes una buena planificación diaria de actividades te resultará más fácil listar tareas prioritarias y evitar olvidos. Una página de tu agenda te servirá para organizar el día siguiente y hacer fluir los compromisos asumidos contigo y con terceros. 

Debes anotar tanto la programación de horarios preestablecidos como los contactos que deseas hacer y servicios que debes realizar. Cuanto termines una actividad, haz una marca al lado. Así sabrás que la etapa ya ha sido vencida, y que estás en condiciones de partir hacia la próxima. 

Deja también un espacio para anotar las cosas pendientes para el día siguiente. Al final del día laboral, consulta tu agenda para reprogramar lo que no fue realizado e incluir las nuevas actividades. 

No olvides que el tiempo destinado a cada compromiso debe ser proporcional a la importancia y urgencia de la actividad. Si es urgente y poco importante para tu objetivo, hazlo rápidamente. Si no es urgente, pero muy importante, reserva más tiempo para dedicarte al asunto. Y si es urgente e importante, dale máxima prioridad a su ejecución. 

Nuestro autor recomienda, además, que reserves un período del día libre de compromisos. Por supuesto, tú decidirás qué harás en ese intervalo y podrás utilizar ese período para concluir algo que te tomó más tiempo de lo previsto. 

Al principio es normal sentir que la planificación no fue perfecta, pero con el tiempo, nuestros propios errores nos llevan a mejorar. Poco a poco iremos entendiendo esta dinámica y ajustando nuestras actividades al tiempo preestablecido.

Técnicas de liderazgo

Quien desea continuar mejorando su habilidad de administrar el tiempo adecuadamente, necesita conocer algunos conceptos básicos de liderazgo. El líder eficaz se despierta con los objetivos de su equipo en la mente y los persigue sin riesgos innecesarios. 

También utiliza algunos secretos, como no imponer reglas. Es más importante negociar los objetivos de cada situación. Intenta que no te afecten los prejuicios de las personas, pero nunca desvalorices a nadie. 

Un buen líder se interesa, con simpatía, por todo lo que le dicen. Participa y se preocupa con los resultados. Además, utiliza la lógica y no se subestima.

La estrategia del líder eficaz es promover un tipo de relación que motive a las personas según sus talentos a realizar las tareas necesarias. Para alcanzar este objetivo tan importante, debes tener en cuenta varios aspectos: la delegación de tareas, la motivación, la comunicación verbal y la agenda de reuniones.

Delegar es actuar a través de otros, compartiendo autoridad y responsabilidad. Es buscar resultados juntos. Quien no delega no consigue dirigir, pues está ejecutando la acción. Entonces, ¿cómo hacerlo?

• Delega en alguien que tenga condiciones de realizar la tarea de forma exitosa y no en alguien que, simplemente, esté a tu disposición.
• Observa si la persona elegida es aceptada por el grupo en el que se ejecutará el servicio.
• Confía en quien delegas sin miedo a que te supere. Desafíalo para motivarlo.
• Comienza elogiando a la persona por las habilidades por las cuales fue indicada.
• Discute el servicio, negociando objetivos con riesgos razonables. Sabiendo qué hacer, quedará en ella cómo hacerlo.
• Ten la mente abierta para los cambios y muéstrate siempre disponible.
• Nunca delegues castigos o premios.
• Haz reuniones periódicas o solicita informes. Ve controlando más espaciadamente con el tiempo y evalúa tus criterios constantemente.

Delegar tareas es un gran recurso para la administración del tiempo, siempre y cuando sea bien utilizado. No olvides que todo el esfuerzo solo tiene valor si tiene como fundamento un objetivo. 

Las metas son resultados mensurables, cuantificables, que contribuyen al proyecto como un todo. Deben ser desafiantes y, al mismo tiempo, posibles de ser alcanzadas.

Comunicación verbal

El ser humano necesita estar motivado para producir, y es algo que nace dentro de cada uno. Hay diferentes formas de conseguir que alguien forme parte de un proyecto, pero no sirve de nada si la persona no colabora. 

Los principales factores para mantener la motivación en el trabajo son: salario, estado, seguridad, medio ambiente, relación, libertad, descanso y salud. Recuerda que la conducta del ser humano no siempre es lógica, pero casi siempre es psicológica. 

No trates a las personas como máquinas y tendrás muchos aliados. La gente evoluciona cuando saben qué hacer, son capacitadas y motivadas. Por lo tanto, acción eficaz = objetivo + capacitación + motivación.

Comunicar no es solo llenar el silencio con palabras. ¡Comunicar es hacerse entender! Para eso, es fundamental mirar a los ojos del interlocutor. Escucha con atención y usa el nombre del oyente. Busca siempre:

• Hacer fluir tus ideas sin doble sentido.
• Utilizar un tono de voz adecuado.
• Ser coherente y consecuente.
• Escuchar atento sin monopolizar la palabra.
• Dar ejemplos, para que se pueda memorizar mejor.

En una reunión, la comunicación es fundamental. Debes estimular o calmar los debates, llevando al grupo a una integración de esfuerzos individuales para satisfacer a las necesidades colectivas. No dejes que las emociones te molesten, sé imparcial y tendrás como resultado la seguridad en la dirección de los trabajos.

Ten cuidado con la terquedad, sé objetivo y sincero. Sonríe o ponte serio de acuerdo con cada situación, eso contagiará a los demás. Además, es fundamental que no interrumpas las opiniones de los participantes. Sin embargo, debes limitar el uso del tiempo. Lo más importante es hacer que el grupo llegue a una conclusión, si es necesario haz que voten.

¡Quién no decide es porque optó por no hacerlo y asumió ese riesgo!

¿Cuál es el lucro de administrar el tiempo?

No te olvides de poner en práctica:

• Creatividad: para transformar actividades rutinarias en motivación.
• Delegar tareas: para multiplicar resultados a través de tus subordinados.
• Poder de decisión: para agilizar las acciones en busca de los objetivos.
• Planificación: para priorizar las tareas más importantes.
• Liderazgo: para mejorar la gestión de tus subordinados.

Pero, ¡cuidado! Abundan las técnicas y métodos para aumentar la productividad, eso también nos puede conducir a un cóctel de nuevas tecnologías y pocos resultados. Cuando lo necesites, busca orientación con personas que tengan experiencia en el asunto. 

Es importante que a través de la disciplina y la autosugestión ganes tiempo y que lo inviertas en mejorar las cosas. Recuerda también que aunque los jefes deben cultivar el liderazgo, también deben actuar como colaboradores. 

La experiencia profesional es como bañarse: todos los días tenemos que reforzarlo independiente de la dosis del día anterior. ¿Y cuál es el lucro de una buena administración del tiempo?

• Mayor satisfacción personal.
• Reconocimiento de tus méritos por parte de tus jefes.
• Más calidad de vida familiar.
• Más tiempo.

La administración de tiempo en la rutina de las actividades diarias ayuda a simplificar los objetivos y minimizar el tiempo improductivo. Además, mejora la calidad del servicio prestado a la comunidad. Así, conseguirás tu realización profesional y la transferencia de conocimientos a tu vida personal. ¡No pierdas tiempo, comienza ya!

Notas finales

En este libro hemos aprendido la importancia de aprovechar el tiempo. Paulo Labegalini recomienda que realices una autoevaluación para desarrollar una rutina básica. Siguiendo sus pasos podrás optimizar tu actuación profesional y tu vida personal.

Además, nos enseña a cómo ser un buen líder para motivar a las personas. El ser humano necesita estar motivado para producir. Desarrollar una buena estrategia de comunicación es fundamental para alcanzar los objetivos.

Consejo de 12min

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